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眉山市关心下一代基金会

工作制度

2014321日一届二次理事会议通过)

 

眉山市关心下一代基金会(以下简称本基金会)由眉山市人民政府划拨原始基金400万元,经四川省民政厅201393日批准登记,系具有独立法人资格的公募基金会,主管单位为四川省关心下一代工作委员会。

为了规范基金会的组织和活动,维护基金会、捐赠人和受益人的合法权益,推动社会力量参与公益事业,促进我市关心下一代事业健康发展,根据《基金会管理条例》和本基金会章程,拟制定以下制度。

一、理事会会议制度

(一)理事会是本基金会的决策机构,依法行使章程规定的职权;理事会每年至少召开两次会议,分别于年初和年末召开。有1/3的理事提议,必须召开理事会会议。

(二)理事会会议由理事长负责召集和主持,理事长因事不能出席时,由理事长委托副理事长召集和主持。召开理事会议,需提前5日通知全体理事、监事。

(三)理事会会议由全体理事出席,全体监事列席会议。理事会议须有2/3以上理事出席方能召开;理事会会议决议须经出席理事过半数通过方为有效。重大募捐、投资活动,重要人事罢免须经2/3以上出席理事表决通过方为有效。

(四)理事会会议职权:决定重大业务活动计划,包括资金的募集、管理和使用计划;年度收支预算及决算审定;听取和审议秘书长的工作报告;决定其他重大事项。

(五)理事会会议应当作会议记录,形成决议的,应形成会议纪要,由会议主持人签发。

二、理事长办公会议制度

(一)会议召开时间:理事长办公会原则上一季度举行一次,定期或不定期召开,会议时间由召集人确定。

(二)召集和主持:理事长办公会由理事长负责召集和主持。理事长不在由理事长委托副理事长召集和主持。

(三)出(列)席人员:理事长办公会由理事长、副理事长、秘书长出席。监事会主席、监事,市关工委秘书长、办公室主任列席。根据会议研究事项需要,另通知相关人员参加。

(四)会议主要职责:研究贯彻执行理事会重要决议、决定,重大工作部署,重要募捐活动,重大投资项目等的具体实施和日常事务的协调处理。

(五)理事长办公会要作好会议记录,涉及重大事项应形成会议纪要,由会议主持人签发。

三、财务管理制度

(一)认真贯彻执行《基金会管理条例》、《会计法》及本基金会章程,按照合法、安全、有效的原则,实现基金的保值增值。

(二)严格执行国家统一的会计制度,依法进行会计核算,保证会计资料(明细帐、会计凭证等)合法、真实、准确、完整。

(三)本基金会配备具有专业资格的会计(市财政局专业人员兼任)和专职出纳。所有收入和支出必须通过市财政国库集中支付中心统收统支。会计、出纳人员工作变动离职时,必须与接管人员办清交接手续。

(四)本基金会按规定开设银行帐户,银行帐户只供本基金会业务范围活动收支使用,不得为外单位或个人代收代支。

(五)基金会接受的捐款必须开具捐赠收据,设置银行存款日记帐,按照发生顺序逐日逐笔记载,不得遗漏。

(六)用于青少年健康成长活动项目,助学助孤助残以及投资活动经费支出,由理事长审签。专职人员工作报酬、行政办公经费等支出,由理事长委托副理事长审签。专职人员工作报酬、行政办公经费支出不得超过当年总支出的10%

(七)按会计年度,每年一次审计,由具有资质的会计师事务所提出审计报告。主动接受监事会监督,主动接受税务、会计主管部门依法实施的税务监督和会计监督,主动接受省关工委年度检查和省民政厅的年度审验,主动接受社会公众的查询、监督。

四、捐赠工作管理制度

(一)本基金会组织募捐,接受捐赠必须遵守国家法律法规,符合章程的宗旨和公益活动的业务范围。坚持自愿捐赠原则,接受现金、有价证券及实物捐赠。捐赠行为不得违反国家法律法规,不得违背社会公德、损害国家利益、公共利益和他人合法权益,不得借机从事经营活动。

(二)本基金会为地方性公募基金会,只在本辖区内开展募捐活动,不得直接向辖区外发出募捐请函。

(三)本基金会接受银行转帐或现金,必须统一存入专用帐户(中国银行眉山分行新区支行眉山市关心下一代基金会,帐号:117174323327),并向捐赠人开具合法有效的捐赠票据,及时登记入帐。接受非货币资产的捐赠,要以其公允价值计算,有捐赠方提供资产公允价值证明,否则不得开具本基金会公益性捐赠票据。

(四)本基金会接收捐赠的食品、药品、生物化学制品及其他物品,应当符合相关部门的规定,其保质期和有效期在可执行的合理期限之内。

(五)任何单位和个人不得以本基金会名义擅自开展捐赠工作。任何单位和个人不得随意变更、增删本基金会宣传内容,不得夸大其辞,误导捐赠人。

(六)本基金会应在每年3月底以前向理事会报告上一年度接受的捐赠款物及使用、管理情况,并按照规定向社会公告,接受审计和公众监督。

五、公益项目管理制度

(一)项目种类:资助有益青少年身心健康项目建设,资助贫困地区、灾区以及特殊青少年群体关爱项目,开展助学、助孤、助残关爱活动等。每年用于公益事业支出不得低于上年度总收入的70%

(二)项目计划:采取由下而上(各区县或有关部门申报资助项目)、自上而下(理事会确定资助项目)相结合,在充分调查研究、广泛征求意见的基础上,由理事会确定当年资助项目计划。

(三)项目申报:除基金会直接资助项目和定向捐赠项目外,各区县按照理事会确定的项目计划,对资助对象、资助数额以及资金用途和使用方式,书面汇总上报。

(四)项目审批:根据各区县上报项目资料,由基金会理事长办公会组织进行评估审查,经确认同意后方可执行。

(五)项目实施:理事会确定的公益资助项目,分解到各区县或相关部门负责组织实施,做到专款专用,不得挪作他用。监事会负责监督。

(六)项目总结:资助项目执行完毕,要将项目执行情况和资金使用情况写出书面总结材料(包括原始单据、受助人签字等复印件)报告理事会,接受检查,并主动接受审计和社会公众的查询监督。

六、信息发布管理制度

(一)信息的发布,必须遵照民政部《基金会信息公布办法》和国务院新闻办公室与信息产业部《互联网新闻信息服务管理规定》,制作和发布本基金会的各类信息。

(二)本基金会的信息主要有:涉及本基金会业务有关的公益慈善事业方面的方针、政策、法律法规和制度;本基金会资金的募集、管理和使用情况;公益资助及活动方案、依法可以公开的捐赠金额、受助对象和受助人;以及工作交流、重要会议内容等。

(三)信息制作要坚持实事求是的原则,真实反映各类信息的原貌。

(四)信息发布 ,可通过纸质公文、报刊、电视、广播、会议和网站进行。同一信息可采取多渠道、多形式发布。不能发布的信息或捐赠人提出对其捐赠保密的,尊重捐赠人意愿,本基金会应承诺履行保密责任。

(五)本基金会信息的制作,发布由秘书长指定工作人员专人负责。

(六)各类信息制作、管理和发布由秘书长负责,重大信息发布需报请理事长或副理事长同意,方可对外发布。

七、公文处理、档案管理制度

(一)基金会公文设《眉关基发》、《眉关基》、《眉关基函》、《会议纪要》4种。

(二)《眉关基发》主要用于发往下级、有关部门的重要文件、通知;《眉关基》主要用于向上级主管单位的请示、报告;《眉关基函》主要用于基金会业务工作和联系信函,询问和答复问题等;《会议纪要》主要用于记载、传达理事会会议、理事长办公会议所形成的决定、决议。

(三)基金会公文上报下发,参照《国家行政机关公文处理办法》的有关规定办理。一般性公文由秘书长签发,重要文件由理事长或理事长委托副理事长审签。

(四)基金会各类公文、财务资料、图片音像等都应及时整理、立卷、归档。重要资料、信息应在微机中同时存储保留。

(五)归档范围内的文书档案资料,根据其相互联系、个性特征,分类整理,保证档案齐全、完整,便于保管和利用。

(六)任何个人不得保管应当归档的公文等档案资料。

八、印章管理制度

(一)基金会启用印章为:眉山市关心下一代基金会公章、基金会财务专用章、法定代表人印鉴。对外具有权威性、严肃性。

(二)基金会印章,确定专人保管、监印。使用印章由经办人报秘书长审核同意。

(三)印章的使用范围:基金会形成的文件、函、电、领导同意的对外接洽介绍信,办理基金会、理事会有关证照,向业务主管单位报告事项,与相关部门、捐赠人的承诺、协议等。

(四)印章严禁外借,原则上不准携带外出,确保印章绝对安全。

(五)违反本制度规定,违规使用印章,不慎遗失或被盗用,由此造成的经济损失、法律责任,由当事人承担。

 

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